Voorstel tot het vaststellen van het proces van besluitvorming van de raad van de gemeente Horst aan de Maas en het vaststellen van het Reglement van Orde van de gemeenteraad Horst aan de Maas.

raadsvoorstel onderwerp Voorstel tot het vaststellen van het proces van besluitvorming van de raad van de gemeente Horst aan de Maas en het vaststellen van het Reglement van besluitvorming van de gemeenteraad Horst aan de Maas datum presidium 14 september 2026 datum raad 13 oktober 2026 bladnummer 2026.084 behandeld door R. Poels agendapunt 3 Voorstel 1. Het vaststellen van het proces van besluitvorming voor de raad van de gemeente Horst aan de Maas zoals hieronder omschreven; 2. Het vaststellen van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Horst aan de Maas 2026 zoals hier is bijgevoegd. Aanleiding Bij het begin van een nieuwe raadsperiode is het gebruikelijk dat de nieuwe raad bepaalt hoe zijn eigen besluitvormingsproces wordt ingericht. Vrijwel direct na de installatie is tijdens de eerste bijeenkomst van het raadsontwikkeltraject op 10 april hier aandacht aan besteed en dat heeft geleid dat een werkgroep uit de raad de opdracht heeft gekregen om hier aanbevelingen voor de raad op te stellen. Dezen zijn op 14 september in ons presidium besproken en worden middels dit voorstel aan de raad aangeboden. Beoogd resultaat Een besluitvormingsproces waarbij de gemeenteraad om de 6 weken enkel een besluitvormende vergadering heeft en 2, 4 en 5 weken daarvoor een Raadsavond. Tijdens deze raadsavonden wordt o.a. geagendeerd het Burgerpodium, de technische behandeling van de raadsvoorstellen, de ingekomen brieven en de raadsinformatiebrieven, de schriftelijke raadsvragen, actieve informatie B&W en afzonderlijke thema’s. Besluitvormingsproces De huidige vergaderstructuur met de raadsvergadering en de daar voorafgaande raadsavonden en de daarin te behandelen onderwerpen/agendapunten wordt als goed ervaren en het voorstel is om deze voort te zetten. Er is bijvoorbeeld geen aanleiding om de raadscommissies weer te herinvoeren. Er zijn echter wel enkele punten, die de aandacht en aanpassing vragen. De belangrijkste in deze is dat er voor de (burger)raadsleden in de huidige cyclus van 4 weken te weinig tijd is om de raadsvoorstellen goed tot zich te kunnen nemen en daar ook de nodige vragen over te stellen in de vergaderapplicatie en/of in de raadsavond/vergadering aan het college. De interactie tussen raad en college over de raadsvoorstellen is in deze cyclus te kort en te weinig, namelijk 1 raadsavond en de raadsvergadering zelf. Een ander punt is dat in de huidige cyclus, bij het Burgerpodium) en het inspreken op de raadsvoorstellen er te weinig ruimte is voor de (burger)raadsleden voor de interactie met de insprekers. Met name het niet kunnen stellen van vragen bij het burgerpodium wordt als een gemis ervaren. Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst Postbus 6005 / 5960 AA Horst T 077 - 477 97 77 F 077 - 477 97 50 Om meer ruimte te hebben voor de interactie tussen de (burger)raadsleden met het college, maar ook met insprekers is het voorstel om naar een besluitvormingscyclus van 6 weken te gaan in plaats van de huidige 4 weken. Dat betekent dat er in de cyclus een extra ruimte van 2 weken is, waarvan 1 wordt ingenomen door een extra raadsavond (2 i.p.v. 3) , waardoor er meer gelegenheid is voor de hierboven omschreven interactie. In die 6 weken is de besluitvormende raadsvergadering dan het slotstuk van de cyclus en vindt plaats op de 6e dinsdag op de dinsdagavond. Daarvoor hebben we in deze 6 weken 3 raadsavonden op de dinsdag. Week 0 : het presidium stelt op maandag de concept agenda’s van de raadsavonden en raadsvergadering van de komende vergadercyclus op en dezen worden op vrijdag in Notubox en op de website geplaatst. Week 1: 1e Raadsavond; Op de agenda staat in ieder geval het burgerpodium, waar inwoners ruim de gelegenheid krijgen om zaken in te brengen, die niet op de agenda staan in deze vergadercyclus. Op de agenda staat ook het vragenrecht van de (burger)raadsleden en de beantwoording van schriftelijke raadsvragen en de actieve informatie van het college. Ook kan de behandeling van de ingekomen brieven en raadsinformatiebrieven worden geagendeerd. Tenslotte kunnen bepaalde onderwerpen/thema’s worden besproken, die eerder in een procesnotitie zijn aangekondigd. Het is dan duidelijk is wat de reden van de reden/opzet van de agendering is en wat dan in de vergadering van de (burger)raadsleden wordt verwacht. Bij de thema’s zijn alle (burger)raadsleden welkom en kunnen daaraan deelnemen. Het is echter geen formeel onderdeel van de raadsavond en er staat dan ook geen vergoeding tegenover. Week 2: 2e Raadsavond: Beeldvormende vergadering raadsvoorstellen, spreekrecht inwoners bij, uitleg (presentatie) en technische behandeling van de raadsvoorstellen van de raadsvergadering in week 6. Het vragenrecht van de (burger)raadsleden en de beantwoording van schriftelijke raadsvragen en actieve informatie van het college wordt wederom op de agenda geplaatst. Indien de agenda het toelaat kunnen ook hier thema’s worden geagendeerd. Tenslotte bestaat de mogelijkheid om een onderwerp, dat eerder door een inwoner bij het burgerpodium is ingebracht, ter verdere bespreking te agenderen. Week 3: Vrije avond: Deze kan door de fracties benut worden om de resultaten van d1 en 2e raadsavonden onderling te bespreken en voor de voorbereiding van de 3e raadsavond. Week 4: 3e Raadsavond: Oordeelsvormende vergadering raadsvoorstellen van de raadsvergadering van week 6. Debat met college en onderling, eventueel voorsorteren op moties en amendementen Week 5: Vrije avond. Deze wordt meestal door de fracties benut voor de voorbereiding van de raadsvergadering in de 4e week. Het vragenrecht van de (burger)raadsleden en de beantwoording van schriftelijke raadsvragen wordt en actieve informatie van het college wordt wederom op de agenda geplaatst Week 6: De besluitvormende raadsvergadering. In deze vergadering worden de raadsvoorstellen en de moties vreemd aan de orde van de dag behandeld. Ook kunnen initiatiefvoorstellen en interpellaties geagendeerd worden. Burgerraadsleden Het voorstel is om de nieuwe vergaderstructuur ook met burgerraadsleden te werken en de bestaande regels hierover te handhaven, zoals dat er per fractie maximaal 6 burgerraadsleden kunnen worden aangewezen. Dit betekent ook dat de raadsavonden uit 27 leden blijven bestaan. De fracties kunnen een maximum aantal burgerraadsleden voor deelname aan de raadsavond aan wijzen, namelijk de helft van het aantal raadszetels. Indien fracties een oneven aantal zetels hebben, wordt (de helft) naar boven afgerond. Zoals voorheen maken de raadsleden plaats voor de deelnemende burgerraadsleden en er kan tijdens de vergadering onderling gewisseld worden. In principe hebben de burgerraadsleden dezelfde rechten en plichten als de raadsleden. Reglement van Orde Het hierboven omschreven besluitvormingsproces wordt (juridisch) vastgelegd in een Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad. Dit wordt tegelijkertijd met dit raadsvoorstel aan de raad ter behandeling aangeboden. Het huidige Reglement wordt dus aangepast c.q. gewijzigd o.a. op de hierboven omschreven (wijziging van) het besluitvormingsproces. Voor het overige blijven het huidig Reglement en de bestaande afspraken grotendeels ongewijzigd, behoudens enkele actualisaties. De wijzigingen zijn gearceerd aangegeven. Kanttekeningen Een zes wekelijkse besluitvormingscyclus betekent dat op jaarbasis er gemiddeld 8 raadsvergaderingen zijn in plaats van 10. Dit zou kunnen betekenen dat theoretisch gezien, een aanvrager voor een door de raad vast te stellen Omgevingsplan iets langer zou moeten wachten voordat hij of zij het plan kan gaan verwezenlijken. Vervolgtraject / communicatie Indien de raad met het voorgestelde proces akkoord gaat. Het voorstel is om deze besluitvormingscyclus en het RvO per 1 januari 2027 in te laten gaan. De nieuwe wijze van vergaderen wordt per direct gecommuniceerd met de inwoners, het college en de ambtelijke organisatie via de gebruikelijke kanalen. Het presidium van de gemeente Horst aan de Maas, De voorzitter, De griffier, {HAND1} {HAND} drs. R.F.I. Palmen mr. R.J.M. Poels