Rekenkameronderzoek BV Samen Doen Hardenberg

Raadsvoorstel Rekenkameronderzoek De governance van de BV Samen Doen Zaaknummer: 1192131 Presidium: 1 september 2026 Portefeuillehouder: Wethouder De Vos Raad: 6 oktober 2026 Nb. presentatie O-ronde 1 september met RK en onderzoekers; raadsvoorstel O-ronde 21 september Wij stellen de gemeenteraad voor om te besluiten: 1. a. het rapport van de rekenkamer, onderzoek naar de governance van de BV Samen Doen Hardenberg: Partners met gescheiden werelden d.d. juni 2026, voor kennisgeving aan te nemen; b. in te stemmen met de conclusies en aanbevelingen uit het rapport; 2. de bestuurlijke reactie van het college van burgemeester en wethouders en de directeur van de BV voor kennisgeving aan te nemen; 3. in te stemmen met het nawoord van de rekenkamer; 4. het college van burgemeester en wethouders op te dragen: a. de conclusies en aanbevelingen over te nemen en tot uitvoering te brengen; b. een nota verbonden partijen ter vaststelling aan de raad voor te leggen; c. verslag te doen van de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van het rapport als bedoeld onder a. en invulling te geven aan de jaarlijkse rapportage als bedoeld in artikel 185a van de Gemeentewet. Inleiding Op 22 augustus 2018 heeft de gemeenteraad van Hardenberg besloten om de Samen Doen Teams onder te brengen in de overheidsvennootschap Samen Doen B.V. Hardenberg (hierna: Samen Doen). Deze organisatie is op 1 november 2019 van start gegaan. Mede op aangeven van de gemeenteraad heeft de rekenkamer Hardenberg besloten onderzoek te doen naar de governancestructuur van Samen Doen. In het onderzoek worden de volgende centrale onderzoeksvragen beantwoord: 1. Hoe functioneert de governance van Samen Doen in de praktijk? 2. In hoeverre stelt de governance van Samen Doen de gemeenteraad in staat om effectief haar kaderstellende en controlerende rol te vervullen? Doelen De resultaten van het onderzoek zijn bedoeld om de raad te ondersteunen in zijn controlerende en kaderstellende rol. Het onderzoek wil een bijdrage leveren aan een doelmatige en 1 van 6 doeltreffende governance van verbonden partijen in het algemeen en Samen Doen in het bijzonder. Argumenten 1a. en b. Conclusies en aanbevelingen De belangrijkste bevindingen uit het rekenkameronderzoek zijn terug te lezen in hoofdstuk 6 Conclusies en aanbevelingen van het rekenkamerrapport (bijlage). Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek op onderzoeksthema. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar het bijgevoegde rapport. Onderzoeksthema I: De keuze voor een BV • Uit 5 juridische constructies is de BV gekozen. De keuze was gebaseerd op balans tussen goede sturing en inbreng en innovatie van buiten. Belangrijkste argument was de mogelijkheid tot het toetreden van andere aandeelhouders tot de BV. Opvallend is dat er nooit sprake is geweest van een potentiële partij. • Draagvlak voor uitvoering binnen de eigen organisatie ontbrak. • Uit het onderzoek is niet gebleken dat de keuze voor een BV en invulling van de governance bepalend zijn geweest voor de geconstateerde knelpunten. Onderzoeksthema II: De BV Samen Doen op papier • Op papier is de organisatie van Samen doen duidelijk weergegeven. • Het toezicht is geconcentreerd bij het college in zijn dubbelrol als aandeelhouder en opdrachtgever. Een institutionele tegenmacht in de vorm van bijvoorbeeld een Raad van Advies (RvA) ontbreekt. • In de praktijk vindt toezicht op de werkzaamheden van Samen Doen plaats door evaluaties van jaarrekeningen en de verplichte jaarlijkse bespreking van ‘good governance’ tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA). Door de dubbelrol van het college ontbreekt een scherp onderscheid tussen toezicht, sturing en werkgeverschap. Onderzoeksthema III: Governance en samenwerking in de praktijk • Het onderzoek geeft blijk van gescheiden werelden en daardoor in sommige gevallen uiteenlopende perspectieven op situaties in de samenwerking. Samen Doen staat dichter bij de leefwereld van inwoners, de gemeente is meer juridisch ingestoken. • De scheiding tussen rollen aandeelhouder en opdrachtgever is verbeterd, maar blijft punt van aandacht. • Samenwerking blijft kwetsbaar omdat deze onvoldoende geformaliseerd is. • De gemeente maakt haar opdrachtgeversrol onvoldoende expliciet, omdat jaaropdrachten, beoordelingskaders en Key Performance Indicators (KPI’s) niet aansluiten op de uitvoeringspraktijk. • De RvA is niet van de grond gekomen, terwijl er wel een rol voor lijkt weggelegd. In de governancecode is vastgelegd dat de RvA kan dienen om kennis en innovatie vanuit het veld (vanuit de betrokken partijen én externe experts buiten de veldpartijen) op te halen. De 2 van 6 inbreng van deze gesprekspartners is onvoldoende gestructureerd en geborgd, zodat relevante informatie mogelijk het college niet (tijdig) bereikt. Onderzoeksthema IV: Sturing door raad en college • De gemeenteraad heeft in de besluitvorming over de organisatievorm en governancestructuur van Samen Doen een beperkte sturende rol gehad. Een zogenaamde nota verbonden partijen ontbreekt nog steeds. Onvoldoende duidelijkheid lijkt te bestaan bij de raad over rollen en taken met betrekking tot verbonden partijen. Een nota verbonden partijen kan hiervoor handvatten bieden. • Ook in de jaren na oprichting van de BV heeft de raad feitelijk nauwelijks gestuurd op Samen Doen. De informatievoorziening richting de raad was vooralsnog beperkt tot de cijfers in de jaarstukken. Sinds 2024 ontvangt de raad de jaarverslagen van Samen Doen. Gebleken is van niet actuele en niet representatieve KPI’s. De informatiepositie van de raad blijft daarmee achter om goed haar controlerende rol te kunnen vervullen. Samengevat doet de rekenkamer de volgende aanbevelingen: 1. Formuleer als gemeente een duidelijke visie op de rol, betekenis en verwachtingen van Samen Doen in het sociaal domein en vertaal deze visie naar een actueel en goed afgebakend sturingskader (KPI’s en inhoudelijke indicatoren) waarbinnen Samen Doen haar opdracht kan uitvoeren en verantwoorden. 2. Stel een nota verbonden partijen vast, waarin de beleidsuitgangspunten en de controlekaders voor verbonden partijen zijn geformuleerd. Leg hierin vast welke (wettelijke) kaders gelden en welk afwegingskader voor toe- en uittreden bij verbonden partijen moet worden toegepast. Neem hierin aspecten mee zoals de vertegenwoordiging van de gemeente in verbonden partijen, governance, risicomanagement, informatievoorziening en andere mogelijkheden om bij te dragen aan de kaderstellende, toezichthoudende en controlerende rol van de raad. 3. Formaliseer hoe voorstellen van Samen Doen voor de opdrachtverstrekking worden gewogen, verwerkt en teruggekoppeld in de (jaarlijkse) opdrachtcyclus. Zo wordt duidelijk voor Samen Doen wat er met hun inbreng gebeurt, waarom voorstellen wel of niet worden overgenomen en wanneer doorwerking kan worden verwacht. 4. Onderzoek het verschil in perceptie van betrokkenen bij Samen Doen en de gemeente rond het werken met een meerjarige opdracht en een zogenaamd innovatiebudget. Neem daarin de voor- en nadelen van het werken met een meerjarige opdracht en een innovatiebudget mee. Maak voor alle partijen duidelijk waarom de keuze voor een meerjarige opdracht (vooralsnog) niet door het college is gemaakt en waarom er niet langer wordt gewerkt met een innovatiebudget. Stel indien mogelijk een plan op met voorwaarden waaronder deze maatregelen wel te nemen zijn en welke tijdslijn hierbij te verwachten is. 3 van 6 5. Neem een expliciet besluit over het al dan niet oprichten van een RvA. Neem daarin mee met welk doel deze volgens de governancecode zou worden opgericht en hoe het behalen van dit doel in de huidige governancestructuur wordt geborgd. Neem ook in ogenschouw dat bij Samen Doen en de gemeente soms afwijkende beelden zijn ontstaan over hoe de samenwerking moet worden opgezet en in de praktijk verloopt en dat een onafhankelijke adviesinstantie een rol kan spelen bij het samenbrengen van deze perspectieven. 6. Neem bij aanpassing van de KPI’s ook mee dat deze door de gemeenteraad gebruikt moeten kunnen worden voor de controle op uitvoering van het beleid. 7. Organiseer meer structurele informatievoorziening vanuit Samen Doen naar de gemeenteraad, bijvoorbeeld in de vorm van informatieve sessies of inbreng bij andere onderwerpen, om de afstand tussen raad en het werkveld te verkleinen. 2. Bestuurlijke reactie college en directeur Samen Doen Zowel het college van burgemeester en wethouders als de directeur van Samen Doen hebben een reactie gegeven op de aanbevelingen. We lezen dat zowel het college als de directeur zich in grote lijnen kunnen vinden in de conclusies en aanbevelingen en hiermee (verder) aan de slag kunnen. De reacties lopen nauwelijks uiteen. Alleen bij het instellen van een RvA proeft de rekenkamer enige terughoudendheid bij Samen Doen. Het college laat weten dat een nota verbonden partijen ambtelijk wordt voorbereid. In de bijlagen 4 en 5 van het rekenkamerrapport zijn de volledige reacties weergegeven. 3. Nawoord rekenkamer Het nawoord van de rekenkamer treft u aan in bijlage 6 van het rekenkamerrapport. De rekenkamer is content met de reacties van zowel het college als van de directeur van Samen Doen. De rekenkamer wil in haar nawoord nog maar eens de toegevoegde waarde van een RvA benadrukken. Een verkennend onderzoek en expliciete besluitvorming hieromtrent verdienen aanbeveling volgens de rekenkamer. Voor een RvA kan een onafhankelijke maar ook verbindende rol tussen Samen Doen, de gemeente en het werkveld zijn weggelegd. Daarnaast kan deze in navolging van de governancecode fungeren als belangrijke katalysator van kennis en innovatie (op strategisch niveau) op basis van behoefte en ontwikkelingen in samenleving en werkveld. 4.a. en b. Opdracht aan het college In het belang van de versterking van de maatschappelijke kwaliteit in de samenleving adviseren wij in navolging van de rekenkamer de governance van Samen Doen verder te optimaliseren. Bovendien kan door het aanscherpen van de governance de gemeenteraad beter in staat worden gesteld om effectief haar kaderstellende en controlerende rol te vervullen. Ten overvloede adviseren wij het college op te dragen een nota verbonden partijen voor te bereiden en ter vaststelling aan de raad voor te leggen. 4 van 6 4.c. Rapportage opvolging aanbevelingen Zowel de raad als de rekenkamer willen graag horen wat er wordt gedaan met de aanbevelingen. Wij stellen voor dat het college dit meeneemt in de jaarlijkse rapportage aan de raad als bedoeld in artikel 185a van de Gemeentewet.1 Tot op heden is hier geen invulling aan gegeven. Wij vragen het college hiermee een aanvang te maken per 1 januari 2027. Ten overvloede wijzen wij op de zogenaamde navolgingsonderzoeken die de rekenkamer voornemens is te zijner tijd op te pakken (zie Jaarplan 2026 rekenkamer). Risico's en kanttekeningen De invloed van de raad op een overheidsvennootschap is juridisch en praktisch beschouwd beperkt. De uitvoering van beleid is door de raad op afstand gezet. Onvoldoende kennis en/of betrokkenheid van de raad liggen op de loer. Sturing en controle door de raad is complexer: de raad kan minder direct invloed uitoefenen. Effectieve sturing vraagt daarom om duidelijke governance, maatwerkafspraken over bevoegdheden en verantwoordelijkheden en een goed geïnformeerde raad. De rekenkamer heeft in dat kader een aanzet willen doen. In het belang van een effectieve en productieve samenwerking tussen gemeente, Samen Doen en het werkveld is het aan te bevelen de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer nadrukkelijk in overweging te nemen. Werelddoelen van de Verenigde Naties (SDG) Dit voorstel draagt bij aan de volgende werelddoelen: • Vrede, justitie en publieke diensten. Toelichting werelddoelen VN Doel 16: Bevorder vreedzame en inclusieve samenlevingen met het oog op duurzame ontwikkeling, verzeker toegang tot justitie voor iedereen en bouw op alle niveaus doeltreffende, verantwoordelijke en toegankelijke instellingen uit. Meer concreet wordt met dit voorstel een steentje bijgedragen aan doelmatig, doeltreffend en rechtmatig gemeentebestuur. Dit alles in het belang van het versterken van de maatschappelijke kwaliteit van stad, dorp, wijk of buurt. Financiën Niet van toepassing. Verwerking persoonsgegevens Niet van toepassing. 1 Artikel 185a Gemeentewet: Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. 5 van 6 Communicatie en participatie Dit voorstel is openbaar. Uitvoering Zowel de raad als de rekenkamer willen graag op de hoogte worden gehouden van de vervolgacties naar aanleiding van de conclusies en aanbevelingen uit het onderzoeksrapport. De raad kan het college vragen uitvoering te geven aan de rapportageplicht ingevolge art. 185a van de Gemeentewet. Ook de rekenkamer zal hier op toezien in het kader van navolging van de rekenkameronderzoeken. Het presidium van de raad van de gemeente Hardenberg, de griffier, de voorzitter, F.G.S. Droste N. Wouda Bijlagen • Rekenkamerrapport en aanbiedingsbrief 6 van 6