Vaststellen conceptbesluiten- en actiepuntenlijst audit commissie d.d. 31-05-2026

*ZD26072126* Memo Zaaknummer: Z25-005460 Documentnummer: ZD26072126 Onderwerp : Concept besluiten- en actiepuntenlijst auditcommissie d.d. 25-08-2026 Datum : 25 augustus 2026 Aanwezig: De heer A. Gulden (lid/voorzitter) De heer F. Brait (lid/plv. voorzitter) De heer T. de Beer (lid) De heer M. Voeten (wethouder/adviseur) Mevrouw D. Oostvogels (concerncontroller/adviseur) Mevrouw M. Akkermans (secretaris/loco-griffier) De heer B. Smeenk (accountant) Afwezig: De heer R. Doomen (lid) De heer T. Moerkens (lid) Punt Voorstel Beslissing/advies 1. Opening en mededelingen De vergadering wordt geopend om 20.00u. De heer Moerkens en de heer Doomen zijn afwezig met bericht van verhindering. Geen mededelingen vooraf. 2. Vaststellen van agenda Akkoord. auditcommissie d.d. 25-08-2026 3. Vaststellen van besluiten- en Akkoord. actiepuntenlijsten d.d. 16-04-2026 4. Kennismaking Accountant De heer Smeenk stelt zichzelf voor en het accountantskantoor aan de hand van een presentatie en brengt de financiële gids onder de aandacht. De Auditcommissie adviseert de raad om kennis te nemen van de financiële gids vanuit de accountant. De griffie zal de financiële gids en presentatie delen via de weekmail. - 1 - Punt Voorstel Beslissing/advies 5. Financiële verordening 212 De auditcommissie heeft de voorgestelde actualisatie van de Financiële Verordening 212 en het Afschrijvingsbeleid besproken. De controller licht per artikel de wijzigingen toe. Taakvelden worden niet expliciet vastgesteld in de Kadernota, daarom is het voorstel om artikel 2 uit de verordening te halen. Auditcommissie kan zich vinden in dit voorstel. Bij artikel 4 wordt de verwijzing naar algemene beschouwingen geschrapt, omdat deze niet plaatsvinden. De auditcommissie kan zich vinden in deze wijziging. Ten aanzien van artikel 5 is toegelicht dat een reeds vastgesteld beheerplan door de aangepaste formulering niet opnieuw aan de raad hoeft te worden voorgelegd. De auditcommissie adviseert om het woord ‘vastgesteld’ toe te voegen om interpretatieverschillen te voorkomen. Ook de overige aanpassing binnen dit artikel zijn positief zodat het in lijn is met elkaar. Bij artikel 7 wordt een grensbedrag opgenomen dat aansluit bij bestaande afwijkingsgrenzen. De auditcommissie kan zich vinden in deze wijziging. Voor artikel 8 stelt de auditcommissie voor de formulering aan te passen van ‘verkoop van goederen, werken of diensten’ naar ‘verkoop van vaste activa’. Daarnaast adviseert de commissie onderscheid te maken tussen investeringen vanaf € 1.000.000, verkoop van activa vanaf € 500.000 en het aangaan van leningen vanaf € 500.000. Hiermee kan de raad gerichter zijn kaderstellende rol invullen. Bij artikel 11 wordt de termijn gewijzigd van ‘januari’ naar ‘de eerste raadsvergadering’, omdat niet ieder jaar een raadsvergadering in januari plaatsvindt. De auditcommissie steunt dit. Het gesprek over artikel 12 richtte zich voornamelijk op begrotingsoverschrijdingen, onderschrijdingen en de tijdige informatievoorziening aan de raad. De auditcommissie constateert dat de discussie in de praktijk vaker gaat over onderschrijdingen en grote budgetoverhevelingen dan over overschrijdingen. De commissie vindt het belangrijk dat verschillen niet alleen tijdig worden verklaard, maar dat ook zichtbaar wordt welke lessen hieruit worden getrokken voor toekomstige begrotingen. Daarbij moet nadrukkelijk aandacht worden besteed aan de vraag hoe overschrijdingen, onderschrijdingen en overhevelingen in de toekomst kunnen worden voorkomen. - 2 - Punt Voorstel Beslissing/advies De auditcommissie acht het op dit moment niet noodzakelijk om het begrip ‘tijdigheid’ nader in de verordening vast te leggen. Wel geeft zij als aandachtspunt mee aan raad en college om bij de jaarrekening niet alleen een verschillenanalyse op te nemen, maar ook een reflectie op verbetermaatregelen en de gevolgen voor toekomstige begrotingen. Bij artikel 19 wordt de term ‘zomernota’ vervangen door ‘kadernota’. Ook in de wijzigingen van artikelen 23, 31 en 32 kan de auditcommissie zich vinden. Bijlage 1 Afschrijvingsbeleid Bij artikel 3 van het Afschrijvingsbeleid wordt de bestaande uitzondering geschrapt. Omdat hiervoor geen duidelijke aanleiding meer bestaat, de auditcommissie kan zich vinden in deze wijziging. Bij artikel 6 wordt een wijziging doorgevoerd ten aanzien van computerapplicaties en de classificatie als vaste activa. De auditcommissie staat hier positief tegenover. De auditcommissie heeft bij artikel 7 gesproken over de gehanteerde afschrijvingstermijnen. Daarbij is opgemerkt dat een onderzoek loopt naar de actualiteit van enkele termijnen. De commissie adviseert de raad om consistent te blijven in de toepassing van de vastgestelde termijnen. Afwijkingen zouden uitsluitend bij uitzondering en op basis van een goed gemotiveerd raadsbesluit moeten plaatsvinden. Het structureel afwijken van de financiële verordening acht de commissie onwenselijk, omdat dit de objectiviteit en voorspelbaarheid van het financieel beleid vermindert. Voor artikel 8 geeft de auditcommissie hetzelfde advies: blijf consistent in de toepassing van de vastgestelde afschrijvingstermijnen en maak van afwijkingen een uitzondering. - 3 - Punt Voorstel Beslissing/advies Bijlage 2 Reserves en voorzieningen In artikel 3 is geconstateerd dat lid 4 dubbel was opgenomen. Dit wordt gecorrigeerd. De auditcommissie kan zich vinden in deze wijziging. Bij artikel 7 wordt de term ‘investeringsreserves’ vervangen door ‘kapitaalreserves’ om verwarring te voorkomen. Ook hier kan de auditcommissie zich in vinden. Tijdens de bespreking van de reserves is uitgebreid gesproken over het periodiek herijken van nut en noodzaak van bestaande reserves. De auditcommissie onderschrijft het belang van een periodiek debat over reserves. Daarom wordt voorgesteld een bepaling toe te voegen waarin wordt vastgelegd dat de raad halverwege iedere raadsperiode een actuele nota over de reserves ontvangt. Deze bepaling wordt opgenomen in artikel 3 en geldt voor alle reserves, zodat periodieke herijking structureel aandacht krijgt. Ten aanzien van artikel 10 is besloten het artikel ongewijzigd te laten. De auditcommissie staat hier positief in. Hetzelfde geldt voor artikel 16. Voorzieningen onderhoud wegen- Accountant licht toe wat de werking is van sport, cultuur en gebouwen eigen egalisatievoorzieningen: bedoeld om de schommelende gebruik lasten te egaliseren. Deze egalisatievoorziening is meer een reserve potje geworden. De auditcommissie heeft kennisgenomen van het voorstel om de bestaande voorzieningen voor sport, cultuur en wegen te herijken. Tijdens de bespreking is geconstateerd dat deze voorzieningen in de praktijk steeds minder het karakter hebben van een egalisatievoorziening en steeds meer functioneren als middelen voor toekomstige investeringen. De commissie begrijpt daarom de voorgestelde wijziging om de middelen te verdelen in verschillende reserves. De raad staat daardoor ook weer meer in positie om kaders mee te geven ten aanzien van de middelen. Dit wordt verwerkt in het advies op de 2e Berap. 6. Rondvraag Geen rondvragen. 7. Sluiting: volgende bijeenkomst in Sluiting om 21.30u oktober Actiepuntenlijst Actie Door: 1 Actualiseren verordening auditcommissie Griffie - 4 -