Onderzoeksrapport van de Rekenkamer Lopik over communicatiebeleid

Raadsvergadering d.d. 6 oktober 2026 Nr. : 5 Aan de raad van de gemeente Lopik Onderwerp: Rekenkamerrapport De kunst van communiceren Voorstel: De conclusies en aanbevelingen uit het rapport De kunst van communiceren over te nemen en het college te vragen de aanbevelingen te implementeren. Samenvatting: De rekenkamer Lopik (hierna: RKL) onderzocht het communicatiebeleid van de gemeente. Inwoners zijn gematigd positief over de manier waarop de gemeente communiceert; zij geven een krappe voldoende. De rekenkamer ziet mogelijkheden om tot verdere verbetering te komen door de structurele knelpunten die uit het onderzoek naar voren komen aan te pakken. Beoogd effect: Met het rapport en de daarin opgenomen aanbevelingen beoogt de RKL bij te dragen aan een meer effectieve inrichting van de communicatiefunctie en daarmee aan de versterking van het vertrouwen van de inwoners in de gemeente. Argumenten: 1. Het onderzoek geeft handvatten aan raad en college om de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het communicatiebeleid te vergroten. De RKL doet de volgende aanbevelingen aan het college: 1. Gebruik dienstverleningsnormen met het oog op structurele knelpunten. 2. Investeer in een versterkte en diverse kanaalstrategie. a. Behoud en versterk persoonlijk contact via ‘Bakkie in de buurt’; b. Blijf brieven inzetten voor impactvolle communicatie; c. Zorg voor een goede gemeentepagina in en verspreiding van het huis-aan- huisblad; d. Vergroot de inhoudelijke waarde en variatie op sociale media; e. Optimaliseer de website als centrale informatiebron; f. Blijf inspelen op nieuwe kanalen en doelgroepen. 3. Werk met een licht en praktisch communicatiekader. 4. Investeer in communicatie als basisvaardigheid. 5. Positioneer het communicatieteam sterker en strategischer. 6. Borg de communicatie met externe partners via contractuele afspraken. 7. Gebruik bij complexe of gevoelige dossiers een projectcommunicatieplan. 8. Zet in op (beperkte) monitoring en trek daar lering uit. 9. Zorg voor een vaste structuur voor en goede inhoudelijke afwegingen in de communicatieparagrafen in raadsvoorstellen en P&C documenten. 1 /3 De RKL doet bovendien de volgende aanbeveling aan de raad: Gebruik de communicatieparagraaf actiever als instrument voor kaderstelling en controle. Alle aanbevelingen zijn in het rapport uitvoerig toegelicht en onderbouwd. 2. Met het aannemen van de aanbevelingen vraagt de raad het college zich in te spannen om deze uit te voeren. Effectieve communicatie is essentieel voor goed bestuur omdat het bijdraagt aan transparantie, vertrouwen, dienstverlening, burgerparticipatie, crisismanagement en het bestuurlijke imago. Zowel gemeente als inwoners hebben hier belang bij. Lopik is een kleine gemeente, zonder communicatiebeleid en met een klein communicatieteam. Communicatie is daarom een taak van alle medewerkers. Om gegeven die situatie goed te kunnen communiceren, moeten medewerkers over goede communicatieve basisvaardigheden beschikken en houvast hebben aan eenduidige richtlijnen, ondersteunende tools en – zeker bij gevoelige trajecten – duidelijke communicatieplannen en advisering door het communicatieteam. 3. Het overnemen van dit voorstel helpt de gemeenteraad bij het uitvoeren van zijn controlerende taak. Artikel 185a van de Gemeentewet verplicht het college de raad jaarlijks een overzicht te geven van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven. Zo kan de raad controleren of en hoe het college uitvoering geeft aan de door de rekenkamer aanbevolen verbeteringen. Kanttekeningen: In haar reactie geeft het college aan niet alle aanbevelingen over te kunnen nemen, o.a. omdat de gemeentelijke begroting daarvoor geen ruimte zou laten. De RKL bedoelt met haar aanbevelingen te bewerkstelligen dat de beperkte middelen en capaciteit gerichter ingezet worden daar waar de meeste impact te behalen is. De rekenkamer is van mening dat zo ook met dezelfde hoeveelheid mensen en middelen een betere kwaliteit haalbaar moet zijn. Door in het communicatieteam ruimte te maken voor een functie op strategisch niveau, kunnen de geconstateerde knelpunten nog effectiever worden aangepakt. Aanpak/uitvoering: Het is aan het college om te bezien hoe zij de aanbevelingen wil uitvoeren en hierover conform artikel 185a van de Gemeentewet aan de raad te rapporteren. Communicatie: Het besluit wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Het rapport staat op de webpagina van de RKL. Omdat communicatie een zaak is van de hele organisatie, vindt de RKL het van belang het rapport en het besluit van de raad hieromtrent bij alle medewerkers nadrukkelijk onder de aandacht te brengen. 2 /3 Financiële toelichting: n.v.t. Lopik, 10 september 2026 Matthijs van den Berg voorzitter rekenkamer Lopik 3 /3