Procesvoorstel beantwoording ingekomen stukken door raad

Datum: 4-5-2026 Aan wie: Gemeenteraad Behandeld door: Griffie Memo Procesvoorstel beantwoording ingekomen stukken door raad Aanleiding Bij de beantwoording van ingekomen stukken is het uitgangspunt voor afhandeling dat inwoners een reactie ontvangen. In veel gevallen is het college het aangewezen bestuursorgaan om inhoudelijk te reageren. Op de lijst ingekomen stukken wordt dan veelal de afdoeningswijze gehanteerd: "Brief overdragen aan het college met het verzoek de raad te informeren over het antwoord aan briefschrijver." In sommige gevallen ligt beantwoording echter niet primair bij het college, maar ligt een reactie namens de raad meer voor de hand. Voor deze situatie is nog geen expliciete werkwijze vastgelegd. Hierdoor bestaat het risico dat relatief eenvoudige correspondentie onnodig veel procedurele aandacht vraagt, terwijl tegelijkertijd een tijdige en zorgvuldige reactie aan de briefschrijver gewenst is. Voorstel Voorgesteld wordt om voor ingekomen stukken waarbij een reactie namens de raad wenselijk wordt geacht, de volgende afdoeningswijze op te nemen: "Briefschrijver namens de raad van een reactie voorzien." De agendacommissie wordt daarbij gemandateerd om te bepalen of een reactie namens de raad wordt verzonden en om de inhoud van die reactie vast te stellen, waarbij de ondersteuning door de griffie wordt verzorgd. Voorgestelde werkwijze 1. Bij de voorbereiding van de lijst ingekomen stukken kan worden voorgesteld een brief af te doen met de afdoeningswijze "Briefschrijver namens de raad van een reactie voorzien". 2. De raad stelt bij vaststelling van de lijst ingekomen stukken deze afdoeningswijze vast. 3. De griffie stelt een conceptreactie op. 4. De agendacommissie beoordeelt en stelt de reactie namens de raad vast. 5. De reactie wordt verzonden aan de briefschrijver. 6. De verzonden reactie wordt ter informatie beschikbaar gesteld aan de raad. Overwegingen  De raad blijft bepalend voor de gekozen afdoeningswijze.  De afhandeling wordt efficiënter georganiseerd.  Voorkomen wordt dat de volledige raad zich moet uitspreken over correspondentie van uitvoerende of administratieve aard.  De werkwijze sluit aan bij de coördinerende rol van de agendacommissie. Randvoorwaarden De agendacommissie stelt uitsluitend reacties vast die geen nieuw politiek standpunt bevatten en niet vooruitlopen op besluitvorming door de raad. In alle andere gevallen wordt de reactie aan de raad voorgelegd. Besluitpunt De agendacommissie wordt gevraagd in te stemmen met bovengenoemde werkwijze en deze gedurende een proefperiode toe te passen, waarna evaluatie kan plaatsvinden.