Strategische herorientatie Syntrophos (nazending)

E-mail [email protected] Telefoonnummer 140181 Verzenddatum Aan de raad van de gemeente Voorne aan Zee 2 oktober 2026 Uw kenmerk Ons kenmerk 146567-2026 Bijlage(n) .. Onderwerp Strategische heroriëntatie Syntrophos Geachte leden van de raad, Tijdens de behandeling van het voorstel tot aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling Syntrophos heeft u aangegeven te willen onderzoeken of op termijn een verdere stap mogelijk is, namelijk de opheffing van de gemeenschappelijke regeling en het terug laten vloeien van alle taken naar de gemeenten. Het college heeft daarbij aangegeven dat deze stap op dit moment te vroeg komt. Syntrophos moet eerst de gelegenheid krijgen om haar primaire taak, de ICT-dienstverlening, verder te versterken. Wel wil het college gehoor geven aan de oproep van de raad om andere mogelijkheden te onderzoeken maar dit pas te starten over 2 of 3 jaar. Daarnaast wordt, zoals tijdens de behandeling van het voorstel is toegezegd, op een later moment een breder toekomstverkenning gestart naar de positionering van Syntrophos en de mogelijke organisatievorm voor de langere termijn. Daarbij wordt nadrukkelijk ook gekeken naar de financiële en juridische gevolgen van verschillende scenario’s, waaronder een eventuele uitreding van Voorne aan Zee. Bij een eenzijdige uittreding uit de GR komen de kosten voor rekening voor de uittredende partij. Om dit te voorkomen, is het van belang om in gezamenlijkheid met de andere partij tot overeenstemming te komen over de wijze en voorwaarden waaronder de samenwerking wordt beëindigd. Met deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de wijze waarop de verdere uitvoering van het transitieplan wordt vormgegeven en over de randvoorwaarden die daarvoor inmiddels zijn of nog worden uitgewerkt. 1. Uitvoering van het transitieplan langs drie sporen Na de eerdere besluitvorming in juni en juli 2026 wordt de verdere uitvoering van het transitieplan langs drie samenhangende sporen vormgegeven: 1. Bestuurlijke borging van de mandaatregeling; Bezoekadres Postadres Oostzanddijk 26 Postbus 13 3221 AL Hellevoetsluis 3220 AA Hellevoetsluis Telefoon 14 0181 KvK 88738388 Email [email protected] BTW NL826902273B01 2. Verwerking van het instemmingsadvies van de Ondernemingsraad – Voorne aan Zee; 3. Afspraken over de financiële verdeling van de kosten tussen de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee. Deze drie onderdelen zijn noodzakelijk om de voortgang van het transitieproces rechtmatig, zorgvuldig en doelmatig te laten verlopen. 1.1 Vaststellen en bekrachtigen van de mandaatregeling gemeentesecretaris De mandaatregeling voor de gemeentesecretaris is door het college op 29 september 2026 vastgesteld. In deze regeling is vastgelegd welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden de gemeentesecretaris krijgt bij de uitvoering van het transitieplan en bij de aansturing van de organisatie gedurende de overgangsperiode. Na vaststelling door beide deelnemende gemeenten wordt de mandaatregeling voor definitieve bekrachtiging voorgelegd aan het bestuur van Syntrophos. Daarmee ontstaat duidelijkheid over de bestuurlijke en ambtelijke bevoegdheden, zodat besluiten binnen de afgesproken kaders slagvaardig en rechtmatig genomen kunnen worden. Deze stap was van belang om te voorkomen dat in de uitvoeringsfase onduidelijkheid ontstaat over bevoegdheden, verantwoordelijkheden en escalatielijnen. Juist in een periode van organisatieverandering is een heldere mandaatstructuur noodzakelijk. 1.2 Overnemen van het instemmingsadvies van de Ondernemingsraad Het college heeft formeel kennis van het positief advies van de Ondernemingsraad op het transitieplan en besloten dit advies over te nemen. De reactie op het advies wordt schriftelijk vastgelegd en verwerkt in de verdere uitwerking en uitvoering van het transitieplan. De onderdelen uit het advies worden, voor zover van toepassing, meegenomen in de concrete inrichting van processen, rollen en samenwerking binnen de organisatie. Daarmee borgen wij dat de uitvoering plaatsvindt op een zorgvuldig tot stand gekomen basis, met inachtneming van de medezeggenschapsrechten en de geldende interne besluitvormingsprocedures. Het college hecht eraan te benadrukken dat medezeggenschap een wezenlijk onderdeel is van een zorgvuldig transitieproces. Door het advies over te nemen en de aandachtspunten ervan te verwerken, versterken wij het draagvlak en verminderen wij risico’s in de uitvoering. 1.3 Toelichting financiële component strategische heroriëntatie Syntrophos De financiële consequenties van de strategische heroriëntatie van Syntrophos zijn verwerkt in de herziene begroting 2027 van Syntrophos en in de gemeentelijke begrotingswijzigingen van de deelnemende gemeenten. Daarbij is uitgegaan van de eerder vastgestelde kostenverdeling. Kern van de financiële wijziging De financiële consequenties zijn onderdeel van de herziene begroting van Syntrophos en de gemeentelijke begrotingswijzigingen voor de deelnemende gemeenten. De eerder vastgestelde kostenverdeling vormt daarbij het uitgangspunt. Door het terughalen van taken uit Syntrophos, het anders verdelen van personeelslasten en het aanpassen van contract- en GEO-kosten, dalen de bijdragen van beide gemeenten ten opzichte van de oorspronkelijke situatie. Deze daling is het gevolg van efficiënter organiseren van het feit dat een deel van de taken en kosten voortaan direct bij de gemeenten wordt belegd, in plaats van via Syntrophos te lopen. Financieel effect bijdrage aan GR was wordt voordeel NSW 10.588.418 5.314.765 5.273.653 VAZ 9.171.012 4.783.184 4.387.828 19.759.430 10.097.949 9.661.481 Deze verlaging van de deelnemersbijdrage moet nadrukkelijk niet als een besparing van € 4.394.472 voor Voorne aan Zee worden beschouwd. De begrotingswijziging is in belangrijke mate een financiële verschuiving. Taken, medewerkers, contracten en bijbehorende kosten die niet langer binnen Syntrophos worden verantwoord, worden voortaan door of binnen de gemeenten georganiseerd. De precieze verwerking van deze kosten binnen de gemeentelijke begroting vindt plaats binnen de financiële uitwerking van het transitieplan en de reguliere P&C-processen. Hiermee wordt voorkomen dat een administratieve verschuiving tussen Syntrophos en de gemeente als financieel voordeel wordt gepresenteerd. Los van de financiële effecten levert deze aanpak ook inhoudelijke voordelen op. We krijgen meer regie op de data, de governance wordt eenvoudiger en kost minder tijd, en de kwaliteit kan verder verbeteren. Eerder zijn aan u een raadsvoorstel en raadsbesluit voorgelegd. Inmiddels is de begroting aangepast en zijn aanvullende stukken toegevoegd die de besluitvorming verder onderbouwen en verrijken. Om die reden zal een aangepast raadsvoorstel en raadsbesluit aan de stukken worden toegevoegd bij de behandeling in de commissie en raad. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Voorne aan Zee L. Mans MSc A.R.C. Scheepers RA MSc gemeentesecretaris burgemeester