Raadsbrief Voortgang opvolging verbetermaatregelen nav 213a-onderzoek "Realisatiekracht ruimtelijke projecten"

concept verslag Auditcommissie Datum 08-09-2025 Aanvang 17:00 Aanwezigen Raad College Overig Pim Coolen (PvdA) M. van Lanschot Bart Blomjous Lex Janssen (VVD) Ingrid van Dijk Piet der Kinderen (50PLUS) Ednan Kaya Volkan Memiş (D66) Rein-Aart van Vugt Rutger Rauws (GroenLinks) Inge Teklenburg (Volt) Sep Wittenbols (GroenLinks) 1. Opening en mededelingen Notulen Welkom aan nieuw lid Pim Coolen en nieuwe controlerend accountant Bart Blomjous. Afwezig met afmelding : -de heer Ritmeester; -de heer Verbakel wordt vervangen door de heer Kaya, adjunct concerncontroller; De heer Janssen is later en verlaat de vergadering om 18 uur. De voorzitter maakt de leden attent op de raadsbrieven over de Meicirculaire Gemeentefonds het jaarbericht van de Functionaris Gegevensbescherming (de FG) en het toezichtsplan 2025/2026 en privacy en AVG De Auditcommissie stemt in met het voorstel om: het jaarbericht van de FG te agenderen voor bespreking. 2. Toelichting raadsinformatiebrief Rapportage 213a onderzoek Realisatiekracht ruimtelijke projecten Notulen Mede aanwezigen: -Mark Verhees en Nico Otter, adviseurs concerncontrol; -Carlo Schreuder, directeur ruimtelijk domein; -Nandini Soekar, voert per 1 oktober de regie over de verbeteropdracht. -wethouder Verhees is uitgenodigd, maar heeft zich afgemeld wegens persoonlijke omstandigheden. Aan de hand van een presentatie worden het onderzoek, de aanbevelingen en verbetermaatregelen toegelicht. Uit het onderzoek is gebleken dat veel vertragingsfactoren intern te beïnvloeden zijn. Het college heeft de aanbevelingen overgenomen en de 1 directieraad de opdracht gegeven om een uitvoeringsplan te maken. Wethouder Verhees is als poho bedrijfsvoering bestuurlijk verantwoordelijk. Op de vraag of er voldoende capaciteit is, antwoordt de heer Schreuder niet verrast te zijn door de uitkomsten van het onderzoek en dat de organisatie al volop bezig was met o.a. cultuurverandering en lijnorganisatie (reductie complexiteit). De verbetermaatregelen worden nu uitgewerkt in een integraal plan. Deze raken niet alleen het ruimtelijk domein en gaan ook over samenwerking en keuzes maken, ambtelijk en bestuurlijk. De verwachting is dat er twee jaar nodig is om alle verbeterpunten naar een hoger niveau te tillen en te borgen in de organisatie. De heer Schreuder verwacht dat de ramingen voorspelbaarder worden voor de raad waardoor de raad beter sturing kan geven. Met betrekking tot de vraag over de capaciteit wordt aangegeven dat wethouder Van Lanschot daarover een toezegging heeft gedaan. Er moet naar kwantiteit en kwaliteit worden gekeken, waarbij hij opmerkt dat de arbeidsmarkt krap is. Er zijn veel vacatures in het ruimtelijk domein voor projectmanagement. Over minimaal 1 jaar komt er een tussenrapportage. Hopelijk zijn effecten sneller te zien. Op de vraag naar de interne ervaring met het 213a onderzoek wordt aangegeven dat de interne medewerking goed was. De doorlooptijd van het ondezoek was door de hoeveelheid factoren en data-analyse behoorlijk. Op de vraag of de tussenrapportage ook in de vorm van een 213a onderzoek wordt uitgevoerd, wordt aangegeven dat over de vorm nog niet is gesproken en of dat deze naar de raad gaat. Op de vraag naar de mogelijkheid om te prioriteren, wordt aangegeven dat er meer opgavegestuurd mag worden. Dan kunnen projecten onderling beter afgewogen worden. Daarvoor moet de basis (informatie) op orde zijn. Daarop ligt de prioriteit en worden binnen maanden resultaten verwacht. De wethouder voegt toe dat het belangrijk is dat bij scope-wijzigingen de goede afwegingen op tafel liggen. Met betrekking tot de zorg over voorzichting begroten en overbesteding geeft dhr. Schreuder aan dat het realistischer is om met een bandbreedte te ramen; ruimer ramen en tegenvallers opvangen. Doel is dat het verschil tussen geplande en gerealiseerde investeringen kleiner wordt. Dit zal terug te zien zijn in de P&C cyclus. De voorzitter checkt of de tussenrapportage ook naar de raad komt. Wethouder Van Lanschot zegt een samenvatting met de raad te zullen delen middels een raadsinformatiebrief in Q3 2026. Daarbij wordt op verzoek van de auditcommissie ook de verbreding naar de andere domeinen meegenomen. Op de vraag van de voorzitter of met het 213a onderzoek voldoende uitvoering is gegeven aan de toezegging antwoordt de heer Wittenbols positief. De heer Der Kinderen geeft aan dit nog niet te kunnen beantwoorden. Afspraken: - er volgt een raadsinformatiebrief over de voortgang van de verbetermaatregelen in Q3 2026, waarbij de verbreding naar de andere domeinen wordt meegenomen. - afhankelijk van de raadsinformatiebrief wordt agendering voor de auditcommissie bezien. 2 Aantekeningen 3. Evaluatie Audit 2024 Notulen Geen opmerkingen. 4. Meerwerk accountant audit 2024 Notulen De auditcommissie stemt in met: - het opleggen van gedeeltelijke geheimhouding ten aanzien van de specificatie van het meerwerk; - het voorstel dat de meerkosten worden meegenomen in de Turap eind oktober en - dat de auditcommissie de raad hierover schriftelijk informeert. 5. Auditplan 2025 Notulen Mede aanwezig: Petra Meijboom, afdelingshoofd concern control financiën. Materialiteit De wijzigingen in materialiteit en de daaraan gekoppelde wijzigingen in de rechtmatigheidsverantwoording worden toegelicht door de heer Blomjous, de heer Van Vugt en de heer Kaya. Aanvullend op de presentatie voegt de heer. Van Vugt toe dat: - de raad ervoor kan kiezen om een lager % voor de materialiteit te kiezen dan de maximale 2% als daarvoor aanleiding is. Obv eerdere audits, waaruitblijkt dat de gemeente de financiële huishouding op orde heeft, ziet hij daarvoor geen reden. - dat ernstige fouten en fraude onder de afgsproken rapportagegrens ook gerapporteerd worden; - de rapportagegrens van € 1.000.000,- normaal is voor de omvang van de gemeente. Aanvullend op de presentatie voegt dhr. Kaya toe dat de organisatie voornemens is met de verantwoordings- en rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording aan te sluiten bij de nieuwe materialiteitsgrenzen van de accountant. Dit is uit oogpunt van efficiency en om verwarring te voorkomen. Om die reden heeft de raad eerder de grens voor de rechtmatigheidsverantwoording afgestemd op de tolerantiegrens van de accountant. Mevrouw Meijboom vult aan dat de grens voor het rapporteren over afwijkingen tov de begroting wordt gehandhaafd op € 500.000,-. De rekenvoorbeelden helpen in het begrijpen van de consequenties. Auditplan 3 De accountant licht de speerpunten toe: - realiteitsgehalte begroting inclusiefkwaliteit toelichtingen en analyses in jaarstukken: sluit aan bij het accountantsverslag. Dhr. der kinderen voegt toe dat de wethouder hierover ook een toezegging heeft gedaan; - beheersing en verantwoording verbonden partijen: dit wordt steeds belangrijker omdat er veel en intensiever samengewerkt wordt in verbonden partijen, bv. Fellenoord; - inwerkprogramma nieuwe raad; jaarrekening lezen. Dit om nieuwe raadsleden op weg te helpen in de gemeentefinanciën. Er zijn zorgen of dat er voldoende raadsleden deelnemen; - implementatie ERPx (nieuw financieel systeem). De auditcommissie stemt in met: - het opleggen van gedeeltelijke geheimhouding ten aanzien van de auditfee in het Auditplan 2025; - het uitbrengen van een advies aan de raad over de wijzigingen mbt de materialiteit en de rechtmatigheidsverantwoording en dit mee te nemen in het initiatiefvoorstel over het auditplan; - de voorgestelde speerpunten. Het definitieve auditplan wordt met een initiatiefvoorstel ter besluitvorming aan de raad voorgelegd in november, tegelijkertijd met het raadsvoorstel kaders financiële rechtmatigheid en het raadsvoorstel voor de aanpassing van de financiële verordening. De secretaris stemt het voorstel af met de de leden. 5.1 Raadsvoorstel Kaders financiële rechtmatigheid (ter informatie) 6. Weerstandsvermogen 4 Notulen Mede aanwezig: - Jan Sanders, senior adviseur P&C - Petra Meijboom, afdelingshoofd Control Concernfinanciën De heer Sanders licht aan de hand van de presentatie de spelregels en opties voor Begroting 2026 toe. Aanvullend op de afspraak: weerstandsvermigen is 10% van het begrotingstotaal met een maximum van € 110 miljoen, wordt overwogen om toe te voegen dat de ratio voor de risicodekking de komende 4 jaar niet onder de 1,0 komt. Is dat wel het geval, dan wordt het maximum van € 110 miljoen los gelaten en eerst het weerstandsvermogen aangevuld. Volgens de heer Van Vugt is 1,0 een gangbare risicodekking. Bij de leden van de auditcommissie wekt de systematiek vewarring. De wethouder geeft aan bij de Begroting 2026 de denklijnen te willen schetsen voor het dynamisch houden van het weerstandsvermogen en de suggestie mee te nemen daarbij het voordeel voor de raad inzichtelijk te maken. Met de toegelichte variant wordt tegemoet gekomen aan zowel de wens om zoveel mogelijk geld voor de stad in te zetten als de wens om risico's goed af te dekken. De wethouder zal daarbij ook op hoofdlijnen inzicht geven in de verschillende opties inclusief voor- en nadelen. In dat geval ziet de auditcommissie alleen een rol richting de raad in het benoemen dat de norm voor het weerstandsvermogen een politieke keuze is. 7. Openstaande zaken Notulen De auditcommissie stemt in met: - het voorstel om een extra auditcommissie in te plannen op 10-11 voor de raadsbrief over het jaaroverzicht FG en een aantal onderwerpen mbt de P&C cyclus en documenten. Rondvraag Dhr Wittenbols vraagt nav de toezegging die de wethouder voor het zomerreces heeft gedaan mbt het inzichtelijk maken van het capaciteitsvraagstuk wanneer dit besproken wordt met de auditcommissie. Wethouder Van Lanschot geeft aan dat de auditcommissie in Q1 2026 een bespreekdocument kan verwachten. 5